Чек-лист мероприятия – перечень поставленных задач, направленных на контроль организации события на всех этапах: выбор места проведения, список гостей, бюджет, логистика, оформление и прочее. Итак – вы его получили! И у вас нет вопросов? Или есть?
О чем интересуемся
Вопросы перед праздником – закономерны, и задать их лучше вовремя, чем мучиться последствиями. Что спросить у ивент-агентства?
А вопросы следующего характера:
- Бюджет. Критерии, имеющие критичное значение для дальнейшей организации мероприятия. Для агентства важно здраво оценить финансовые возможности заказчика и предложить наиболее реалистичные варианты.
- Сроки. Вопрос, вытекающий непосредственно из бюджета. При сжатых сроках потребуются хелперы и дополнительные подрядчики, все это повлечет дополнительные затраты.
- Ожидания от мероприятия. Чего хочет заказчик? Зачем вообще проводится мероприятие? Например, целями может оказаться привлечение клиентов, повышение узнаваемости, укрепление внутрикорпоративных отношений, налаживание деловых контактов и прочее.
- Количество участников мероприятия, что влияет на выбор площадки, банкет или кейтеринг, сувениры, промо и обеспечение безопасности.
- Локация. Сезон, загруженность площадок, наличие других мероприятий в городе – факторы, учитывающиеся при организации.
- Ретроспектива прошлых мероприятий – заказчик делится мнением о прошлых мероприятиях и помогает понять агентству приоритеты заказчика.
- Развлечения и активности. Конкурсы, танцы, мастер-классы или что-то особенное?
- Ожидания заказчика, как он это видит. Согласованность визуальной картины предстоящего мероприятия – это очень важно.
- Имеется ли брендбук или фирменный стиль? Важен корпоративный стиль во всём: от оформления площадки до сувенирной продукции.
- Успех мероприятия глазами заказчика. Какие показатели будут свидетельствовать об успешности? Обсуждение критериев успеха нацелено на оценку результатов и планирование будущих мероприятий.
Часто задаются вопросом, как выбрать ивент-агентство, чтобы не разочароваться? Как правило, это репутация, профессионализм и опыт, предоставление услуг под ключ, комфорт коммуникации и сервис.
Ивент-агентство «Syrup» Киев имеет большой опыт в организации подобных мероприятий, заказать которые можно в любой момент.
